No dia 4 de Maio de 2009 as alunas do grupo 2A de Área de Projecto (12° 5ª) convocaram uma reunião com o Conselho Executivo da escola a fim de esclarecer alguns pontos relevantes para a realização do festival que podem ser lidos no tópico "Reunião com o Conselho Executivo" do arquivo do blogue. Abaixo seguem as conclusões posteriores à reunião.
- Patrocínios: O prof. da disciplina de Área de Projecto, Emanuel Frade, ficará responsável por ler e assinar os documentos escritos pelas alunas que digam respeito aos patrocínios e pedidos de apoio a entidades de fora da escola. Após a assinatura do professor deve-se entregar os papéis na secretaria para enviar por fax ou carimbar, etc.
- Visita de estudo: Apenas necessitamos de um professor responsável e de decidir entre o Museu do Oriente e o templo Radha Krishna
- Pessoas de fora da escola: Os membros do CE da nossa escola não colocaram nenhuma advertência relativamente ao facto de entrarem pessoas estranhas na escola.
- Quadros e decoração: Segundo os membros do CE não há nenhum problema em pregar os quadros na parede e espalhar incensos, aromas, especarias e flores pelo espaço que diz respeito ao festival.
- Espaço para guardar os materiais: podemos guardar no CE ou falar com a Dona Ana Júlia Nobre
- Divulgação: Quanto à divulgação também tivemos plena autorização para expor cartazes ao longo da escola com uma semana de antecedência a fim de convidar pais, professores e alunos para o festival.
- Almoço vegetariano: Também podemos usar um dos placards do átrio para expor as fotografias do almoço vegetariano.
- Flores: O CE sugeriu que oferecêssemos flores aos convidados que se disponibilizarem a vir até à escola.
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